Eine hybride Veranstaltung definieren wir als Event, bei dem sich einige Teilnehmer vor Ort befinden (Präsenzteilnehmer), andere hingegen von anderen Orten per Bildschirm teilnehmen (Online- oder Remote-Teilnehmer).
Es ist wichtig, sich vorher Gedanken zu machen, mit welcher Software man arbeiten möchte beziehungsweise arbeiten darf (einige Firmen schreiben das aus Sicherheitsgründen vor). Wir würden die Software Zoom empfehlen, da diese ein sehr einfaches und dennoch funktionales Tool mit vielen verschiedenen Möglichkeiten ist. Es gibt allerdings viele weitere Programme, mit denen wir ebenfalls arbeiten können, wie Webex, Microsoft Teams, Google Meet, etc..
Alternativ oder in Ergänzung dazu ist es auch möglich, die Veranstaltung auf Plattformen wie YouTube, Facebook oder Twitch zu streamen.
Wenn Sie diese Entscheidung getroffen haben, überlegen Sie bitte, ob sie bei dem Anbieter der gewünschten Anwendung bereits einen Account haben, oder unseren firmeninternen Account nutzen möchten. (Die Nutzung unseres Accounts erfolgt gegen Aufpreis).
Oftmals gibt es am Veranstaltungsort eine kabellose Internetverbindung (WLAN). Diese kann ausreichend sein, kann aber zum Verhängnis werden, wenn beispielsweise auch die Eventteilnehmer in demselben Netzwerk surfen und dieses dadurch überlastet wird.
Wir bevorzugen daher immer eine Kabelverbindung über den hauseigenen LAN-Anschluss. Über folgenden Link kann man vor Ort ganz einfach testen, wie gut oder wie schlecht die Internetverbindung vor Ort ist. Für ein hybrides Event sollte die Downloadgeschwindigkeit mindestens bei etwa 20Mbit/s und die Uploadgeschwindigkeit mindestens bei etwa 8Mbit/s liegen.
https://www.google.com/search?client=firefox-b-d&q=speedtest
Sollte Ihr Veranstaltungsort über keine der beiden Internetverbindungen verfügen (WLAN, LAN), können wir das mit einem mobilen 5G Internet-Hub ermöglichen. Hier muss beachtet werden, dass dieser für exzellenten Empfang eine möglichst freie Position in der Nähe eines Fensters findet, da dies entscheidend für die zur Verfügung stehende Bandbreite ist. Gerade moderne Stahlbeton-Bauten können wie ein Farradayscher-Käfig wirken und den Einsatz unserer mobilen Internet-Hubs unmöglich machen.
Es kann hier nicht genug betont werden, dass das Vorhandensein einer stabilen Internetverbindung vorab getestet werden sollte.
Kurz gesagt, ja.
Ohne diese Zusatztechnik ist wohl kaum ein gelungenes hybrides Event möglich. Der Einsatz von geeigneten Kameras, Lautsprechern, Mikrofonen und Scheinwerfern ist aus unserer Sicht essentiell. Diese technische Ausrüstung gibt es in verschiedenen Größen und Ausführungen und deshalb erläutern wir dieses Thema etwas genauer, um Ihnen eine Entscheidung zu erleichtern.
Eine große Hilfe bei der Auswahl geeigneter Technik wäre es, wenn Sie zu folgenden Fragen bereits Informationen haben:
Bei einfach gehaltenen hybriden Veranstaltungen ist die Nutzung von einer Kamera üblich. Diese bietet allerdings endliche Freiheiten.
Wird mit nur einer Kamera gearbeitet, haben sie die Wahl, ob diese entweder von einem Kameramann geführt oder digital über ein Pult gesteuert werden soll. Beide Varianten bringen einher, dass jede Kamerabewegung unmittelbar sichtbar für die online-Teilnehmer ist. Dies kann schnell zu Verwirrung führen, wenn viel Bewegung auf der Bühne herrscht. Sollte allerdings nur eine Person oder eine feste Kameraeinstellung (Totale) übertragen werden, wäre in diesem Fall eine Kamera ausreichend.
Arbeitet man hingegen mit zwei oder mehr Kameras, bietet das deutlich mehr Möglichkeiten und Abwechslung. Dadurch ermüden die online-Teilnehmer nicht so schnell. Es sind keine Kamerafahrten oder -schwenks mehr zu sehen, es wird das Überblenden von einer Nahaufnahme zu einer Totalen ermöglicht oder umgekehrt, man bekommt verschiedene Blickwinkel auf die Sprecher und Vortragenden und auch das fragende Publikum kann visuell erfasst werden. Das an die Remote-Teilnehmer gestreamte Bild wirkt dadurch deutlich professioneller – man kann schon fast sagen, dass es einer Fernsehaufnahme sehr nahe kommt.
Es gilt also: Mehr Kameras = Mehr Flexibilität/Möglichkeiten/Vielfalt
Während konventionelle Veranstaltungen in kleinsten Räumen mitunter auch ohne Lautsprechertechnik auskommen, erfordern hybride Events in jedem Fall Lautsprecher, um die Rede- und Diskussionsbeiträge der Online-Teilnehmer wiederzugeben.
Beim Einsatz von Lautsprechern und Mikrofonen ist vor allem der Größe des Veranstaltungsortes und der Anzahl der Redner Rechnung zu tragen. Ohne diese Zusatztechnik ist eine Kommunikation zwischen Präsenz- und Remote-Teilnehmern nicht möglich.
Je mehr Leute gleichzeitig reden sollen, desto mehr Mikrofontechnik wird benötigt. Hierbei unterscheiden wir zwischen Handmikrofonen (in der Hand gehalten/auf Stativ stehend) und Headsets (Kopfbügelmikrofon). Daneben bieten wir auch Rednerpultmikrofone und für Diskussionsrunden Tischmikrofone an.
In der Regel werden Headsets bevorzugt, da die Redner in diesem Fall die Hände frei haben und besser gestikulieren können. Auch bieten Headsets die beste Tonqualität, weil der Abstand zwischen Kopf und Mikrofon auch bei Kopfbewegungen immer konstant bleibt.
Die genaue Menge der Mikrofone wird durch die Anzahl der Redner und Diskutanten bestimmt.
Damit alle den Sprechern gut folgen können, ist der Einsatz von Lautsprechern nötig. Beidseitig neben der Bühne sollten mindestens zwei von ihnen platziert werden. Ist der Veranstaltungsort etwas in die Länge gezogen, ist der Einsatz einer zweiten Lautsprecherlinie erforderlich (Delay-Line). Sollte der Bühnenbereich verhältnismäßig groß sein, kann man über Near- bzw Frontfill-Lautsprecher nachdenken. Das sind Lautsprecher, die an der Bühnenkante liegen und entweder in Richtung Publikum zeigen und die ersten Sitzreihen beschallen, oder in Richtung der Bühne ausgerichtet sind, damit Publikumsfragen für Redner und Diskussionspanel verständlicher gemacht werden.
Ihr Veranstaltungsort verfügt in den meisten Fällen über eingebaute Deckenbeleuchtung. Diese ist jedoch selten beweglich und nicht dafür ausreichend, gute Kamerabilder zu erzeugen. Auch ist sie in der Helligkeit und Farbtemperatur meist nicht einstellbar.
An dieser Stelle kommt unsere Lichttechnik zum Einsatz. Diese steht üblicherweise auf Stativen, bei größeren Veranstaltungen kann diese auch in eine Traverse gehangen werden. Mit der richtigen Ausleuchtung werden die Redner und Diskutanten ins richtige Licht gerückt. Das heißt sie werden lichttechnisch, für Online- und Präsenz-Publikum in Szene gesetzt, und auch die Schattenbildung wird minimiert. Daneben können wir mit der entsprechenden Lichttechnik auch Ausstellungsstücke, Banner, Rückwände o.ä. hervorheben.
Das richtige Licht und eine gute Ausleuchtung sind essentiell, vor allem für die Benutzung von Kameras. Leider erleben wir oft, dass hier aus Kostengründen gespart wird. Das Ergebnis sind dann leider graue Videos ohne viel Farbe und schwer erkennbare Details.
Das Zusammenstellen aller Video- und Tonsignale zu einem gelungenen Stream und das entsprechende Ausspielen auf die eingesetzten Bildschirme und Projektionsgeräte am Veranstaltungsort erfordert neben einem Videomischpult verschiedene Zuspieler und Verteiler. Für letzteres werden meist Notebooks verwendet. Unsere Techniker beraten Sie bei der Entscheidung über eine geeignete Größe und Anzahl dieser Geräte, sobald sie Ihre genauen Wünsche und Anforderungen kennen. Innerhalb der Gesamttechnik, die auf Ihrer Veranstaltung zum Einsatz kommt, ist dies nur ein kleiner, nicht sehr kostenintensiver Teil. Auf weitere technische Einzelheiten verzichten wir daher an dieser Stelle.
Mit vergleichsweise geringem Aufwand können wir zusätzlich einen Videomitschnitt Ihrer Veranstaltung für die spätere Verwendung aufzeichnen. Dies ermöglicht es Ihnen, eine Zusammenfassung Ihrer Veranstaltung auch Personen zur Verfügung zu stellen, die nicht an Ihrem ursprünglichen Event teilnehmen konnten. Sehr häufig wird hierzu das zu den Remote-Teilnehmern gestreamte Video verwendet, da dieses in der Regel alle relevanten Inhalte enthält. Auf Wunsch können aber auch andere Kamerasignale (Totale, Panel-Diskussionsrunde, Rednerpult) aufgezeichnet werden.
Nach der Veranstaltung erhalten Sie den Mitschnitt von uns per FTP Upload oder auf einer Festplatte.
Gern helfen wir bei der technischen Planung Ihrer Veranstaltung. Unsere erfahrenen Eventtechniker setzten alles nach Ihren Vorgaben um. Rufen Sie uns an!
Sie stöbern auf unserer Seite nun schon
0:34 Minuten...
Eventtechnik ist aber auch eine komplexe Sache.
Sparen Sie Zeit und kontaktieren Sie uns direkt.
